TOMA DE DECISIONES

Es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona una alternativa de entre varias, siendo la seleccionada la optimizadora (la mejor para nuestro propósito).

Tomar la decisión correcta en un negocio o empresa es parte fundamental del administrador ya que sus decisiones influirán en el funcionamiento de la organización, generando repercusiones positivas o negativas según su elección.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

• IDENTIFICAR Y ANALIZAR EL PROBLEMA: Un problema es la diferencia entre los resultados reales y los planeados, lo cual origina una disminución de rendimientos y productividad, impidiendo que se logren los objetivos.

• INVESTIGACIÓN U OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN: Es la recopilación de toda la información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de equivocarnos es mucho mayor.

• DETERMINACIÓN DE PARÁMETROS: Se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos , variables, objetos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y cuantitativas en relación con las cuales es posible aplicar un método y determinar diversas alternativas.

• CONSTRUCCIÓN DE UNA ALTERNATIVA: La solución de problemas puede lograrse mediante varias alternativas de solución; algunos autores consideran que este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre.

• APLICACIÓN DE LA ALTERNATIVA: De acuerdo con la importancia y el tipo de la decisión, la información y los recursos disponibles se eligen y aplican las técnicas, las herramientas o los métodos, ya sea cualitativo o cuantitativo, más adecuados para plantear alternativas de decisión.

• ESPECIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS: Se desarrolla varias opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya sea cualitativos o cuantitativos. Una vez que se han identificado varias alternativas, se elige la óptima con base en criterios de elección de acuerdo con el costo beneficio que resulte de cada opción. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados en relación con los resultados esperados y los efectos.

• IMPLANTACIÓN: Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán planificarse todas las actividades para implantarla y efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos los elementos estudiados.

TIPOS DE DECISIONES

• INDIVIDUALES: Se dan cuando el problema es bastante fácil de resolver y se realiza con absoluta independencia, se da a nivel personal y se soluciona con la experiencia.

• GERENCIALES: Son las que se dan en niveles altos (niveles ejecutivos), para ello se ha de buscar orientación, asesorías, etc.

• PROGRAMABLES: Son tomadas de acuerdo con algún hábito, regla, procedimiento es parte de un plan establecido, comúnmente basado en datos estadísticos de carácter repetitivo.

• EN CONDICIONES DE RIESGO: Aquí se conocen las restricciones y existe información incompleta pero objetiva y confiable, se da cuando dos o más factores que afectan el logro de los objetivos especificados son relevantes comúnmente para la toma de decisión se aplican técnicas cuantitativas.

• RUTINARIAS: Se toman a diario, son de carácter repetitivo, se dan en el nivel operativo y para elegirlas es común usar técnicas cualitativas.

• DE EMERGENCIA: Se da ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

• OPERATIVAS: Se generan en niveles operativos, se encuentran establecidas en las políticas y los manuales, son procesos específicos de la organización y se aplican mediante técnicas cualitativas y cuantitativas.

POR QUE ES IMPORTANTE SABER EL TIPO DE DECISION QUE DEBO TOMAR

Por qué se puede distinguir de muchas situaciones que se presenten en la empresa, por lo cual nosotros ya sabremos qué criterio debemos seguir para tomar la mejor decisión, aplicando las técnicas más adecuadas.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Un sistema de información es un grupo de elementos utilizados para la administración de datos, los cuales se encuentran coordinados entre sí para su uso interior. Estos elementos, además, fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin. 

Siguiendo esta línea, y de acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. 

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES

Este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas.

SISTEMAS DE INFORMACION EJECUTIVA

Esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.

DECRETO 2649 DE 1993

Se entiende por normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en forma completa y fidedigna.

Este decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad, es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

También habla sobre los estados financieros como el balance general, el estado de resultados, cambios en el patrimonio, cambios en la situación financiera y el estado de flujo de efectivo, sobre los libros de comercio, como se llevan, como se manejan, características, clasificación, conservación y legalización, etc.

LEY 1314 DEL 2009

Esta ley establece normas de contabilidad e información financiera que conforman un sistema único y homogéneo de alta calidad, lo cual facilita el control de la información contable relacionada con la inversión extranjera.

Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptadas en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

Consiste también en la convergencia con estándares de contabilidad y aseguramiento de la información de alta calidad reconocida internacionalmente, lo cual les permitirá a los empresarios y contadores públicos inscribirse desde el reconocimiento del entorno nacional en el proceso de la globalización económica.

También se aplica para todas las personas naturales y jurídicas que de acuerdo con la normatividad vigente estén obligadas a llevar contabilidad, así como los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación, promulgación y aseguramiento de estados financieros e información financiera.

Facilita el acercamiento de las normas colombianas al sistema internacional, resuelve la diversidad y desarticulación de regulaciones, así como los conflictos con la contabilidad tributaria.

Se habla sobre los recursos y hechos económicos que deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente con su forma legal, es decir que los informes de la contabilidad sean elaborados de forma transparente y de divulgación al público.

Finalmente consta con estados financieros que brinden información comprensible, transparente, comparable, confiable y útil para facilitar la toma de decisiones económicas del estado, los propietarios, funcionarios y empleados de la empresa.

PROCESO CONTABLE

La contabilidad es la disciplina que está dedicada a recopilar, interpretar y exhibir información vinculada al patrimonio y a los recursos económicos de una entidad para cumplir con su finalidad, los expertos (llamados contadores) deben desarrollar una secuencia de pasos que se relacionan entre sí por lo que se conoce como proceso contable.

Un proceso contable o ciclo contable se inicia con la apertura de un libro o registro en el cual debe detallarse el estado patrimonial de la organización, sus bienes y sus obligaciones. El inicio del proceso contable puede concretarse en el momento en que una empresa empieza su actividad o al momento de un ejercicio contable.

Para que este proceso contable se realice es necesario seguir una serie de pasos íntimamente relacionados unos con otros y los cuales deben seguir una secuencia lógica.

INICIO

Es al comenzar el ejercicio de una empresa se deben registrar en el libro de inventarios todos los bienes obligaciones y el estado patrimonial  para la fecha, es para saber cómo se encuentra la empresa toda operación que se realice debe ser registrada en la contabilidad y debe de estar amparada por algún tipo de documento que garantice en primer lugar la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a procesar.

Etapas

• Registrar la Operación en el Libro Diario

El cual tiene carácter cronológico es decir se van registrando las operaciones en completo orden de fecha en que van ocurriendo valiéndose de la teoría del cargo y del abono.

• Libro Mayor

Es donde se agrupan y se clasifican todas las cuentas por separado y determina su saldo.

• Balance de comprobación

Es lo cual consiste en una verificación matemática de los registro que sean realizado en el periodo donde es lógico suponer de la suma de los saldo de las cuenta deudora es igual a la suma de cuenta acreedora.

• Ajustes y correcciones

Deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.

• Hoja de trabajo

No es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros.

• Preparación de los estados financieros

En Base la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo está correcto se procede a preparar los dos estados financieros más importantes de la contabilidad, el Estado de Ganancias y Pérdidas y el balance general.

• Asientos de cierre

Las cuentas nominales son transitorias, es decir, duran el mismo tiempo que el ejercicio de la empresa, en consecuencia terminado el periodo contable, debe procederse a cancelar todas las cuentas nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital a este proceso se le conoce como asientos de cierre. Sirve para separar un ejercicio económico de otro. Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

DECRETO 4946 DE 30 DE DICIEMBRE 2011

Las entidades o entes económicos que de acuerdo con la normatividad vigente, sean  emisores de valores o entidades de interés publico aplicaran de manera voluntaria e integral las Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF, según los términos y condiciones establecidos en el presente decreto.

Las cuales deberán cumplir unos requisitos:

• Comunicación de la decisión de acogerse durante la etapa de prueba a la aplicación voluntaria NIIF, suscrita por el empresario, representante legal o ente económico.
• Comunicación escrita a la entidad o ente económico solicitante.
• Aplicación integral de las NIIF.

Durante la etapa de prueba de que trata este decreto, los estados financieros de propósito general deberán prepararse y presentarse bajo normas colombianas, mientras que únicamente los estados financieros de propósito especial deberán prepararse y presentarse bajo NIIF.

Esta etapa de prueba esta comprendida entre el 1 de enero y 31 de dic de 2012, las entidades que participen voluntariamente deberán preparar su balance de apertura a 1 de enero de 2012.

Podrán acogerse voluntariamente los entes económicos de tamaño grande y mediano para poder conocer los beneficios, cargas e impacto que conlleva esta decisión, con el concurso de las autoridades sin que durante este periodo y para los fines exclusivos de este ejercicio sea objeto de sanción.

TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACION

Las tecnologías de la información han experimentado crecimientos espectaculares desde los años 50, a un ritmo en el que la potencia de la informática crece expotencialmente todos los años. A este crecimiento natural de la informática le ha acompañado el de la información, cuyos volúmenes está haciendo que sea indescifrable por sí sola. Esto ha obligado a los especialistas de esta rama a recurrir a sistemas de análisis para sacar su máximo valor.

Las empresas y entidades de información se dedicaban hasta hace poco más bien al almacenamiento de información para que los usuarios las utilizaran cuando y como pudieran. Ahora, con una visión más “agresiva”, los especialistas de información brindan no sólo datos o grandes volúmenes de información, sino que entregan informes, producto de análisis, con los cuáles les ayudan a convertir tantos datos en información sintetizada y confiable. Estos análisis de información ayudan a la toma de decisiones, que es una tarea que se hace cada vez más dinámica y requiere de un basamento informativo bien sustentado.

El objetivo del análisis de información es obtener ideas relevantes, de las distintas fuentes de información, lo cual permite expresar el contenido sin ambigüedades, con el propósito de almacenar y recuperar la información contenida.

Analizando el planteamiento anterior, se puede entender que el análisis de información sólo se produce para tener informes o resultados guardados. Pero hay que agregar que esta disciplina parte de analizar fuentes, en base a las necesidades de los usuarios, que deben estar en consonancia con los objetivos estratégicos de la institución a la que pertenezcan. 

Además, en un análisis de este tipo se deben validar las fuentes a utilizar, pues resulta muy importante que la información a presentar sea confiable y actualizada; para que los resultados obtenidos puedan ser utilizados adecuadamente en la toma de decisiones pero que además ofrezca a los usuarios alternativas de decisión. Un estudio con estas características genera además confianza en el analista.

El análisis de información forma parte del proceso de adquisición y apropiación de los conocimientos latentes acumulados en distintas fuentes de información. El análisis busca identificar la información “útil'', es decir, aquella que interesa al usuario, a partir de una gran cantidad de datos.

El análisis de información está relacionado con lo que se denomina actualmente knowledge discovery in databases (KDD) y data mining (DM). La hipótesis común es que los datos almacenados constituyen un yacimiento del cual hay que extraer y procesar la información para que ésta sea “útil'' (desde un punto de vista económico, científico o tecnológico). El valor de la información “bruta'' resulta de la capacidad que se tenga para procesarla y producir una información “elaborada'', es decir, de nivel más elevado y potencialmente útil para la toma de decisiones en un determinado campo de actividades, pero que estaba implícita, no manifiesta, en los datos.

LOS METODOS DE INVESTIGACION CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

LA INVESTIGACIÓN CUANTITATIVA

Se dedica a recoger, procesar y analizar datos cuantitativos o numéricos sobre variables previamente determinadas. Esto ya lo hace darle una connotación que va más allá de un mero listado de datos organizados como resultado; pues estos datos que se muestran en el informe final, están en total consonancia con las variables que se declararon desde el principio y los resultados obtenidos van a brindar una realidad específica a la que estos están sujetos.

Además de lo antes expuesto, vale decir que la investigación cuantitativa estudia la asociación o relación entre las variables que han sido cuantificadas, lo que ayuda aún más en la interpretación de los resultados.

Este tipo de investigación trata de determinar la fuerza de asociación o relación entre variables, así como la generalización y objetivación de los resultados a través de una muestra. De aquí se puede hacer inferencia a una población de la cual esa muestra procede. Más allá del estudio de la asociación o la relación pretende, también, hacer inferencia que explique por qué las cosas suceden o no de una forma determinada. Todo esto va mucho más allá de un mero listado de datos organizados, como se puede leer en la afirmación antes expuesta.

Esta otra idea que se expone a continuación ofrece una visión más abarcadora y completa de la investigación cuantitativa. Por métodos cuantitativos de investigación se entienden los diseños experimentales y cuasi experimentales, la investigación por encuesta, los cuestionarios estandarizados, los registros estructurados de observación, las técnicas estadísticas de análisis de datos, entre otros.

LA INVESTIGACIÓN CUALITATIVA

La que exige el reconocimiento de múltiples realidades y trata de capturar la perspectiva del investigado.

Desde este punto de vista, se aprecia que en las investigaciones cualitativas es un hecho sumamente importante el sujeto o las fuentes a investigar. Los resultados están muy en dependencia de las emociones o de los análisis exhaustivos del contenido de las fuentes de información.

La investigación cualitativa permite hacer variadas interpretaciones de la realidad y de los datos. Esto se logra debido a que en este tipo de investigación el analista o investigador va al “campo de acción” con la mente abierta, aunque esto no significa que no lleve consigo un basamento conceptual, como muchos piensan. El hecho de tener mente abierta hace posible re direccionar la investigación en ese momento y captar otros tipos de datos que en un principio no se habían pensado.

En otras palabras, la investigación cualitativa reconoce que la propia evolución del fenómeno investigado puede propiciar una redefinición y a su vez nuevos métodos para comprenderlo. En los métodos de investigación cualitativos los investigadores no sólo tratan de describir los hechos sino de comprenderlos mediante un análisis exhaustivo y diverso de los datos y siempre mostrando un carácter creativo y dinámico.

Lo antes expuesto se puede comprobar en la definición de investigación cualitativa dada por Rojo Pérez: "La investigación cualitativa es un tipo de investigación formativa que cuenta con técnicas especializadas para obtener respuesta a fondo acerca de lo que las personas piensan y sienten. Su finalidad es proporcionar una mayor comprensión acerca del significado de las acciones de los hombres, sus actividades, motivaciones, valores y significados subjetivos."

La investigación cualitativa estudia los contextos estructurales y situacionales, tratando de identificar la naturaleza profunda de las realidades, su sistema de relaciones, su estructura dinámica.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS METODOS DE INVESTIGACION CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

• También se afirma en varias fuentes que los métodos cualitativos son básicamente exploratorios e inductivos; contra los cuantitativos que son confirmatorios e hipotético-deductivos. Pero cada forma de dato o información, puede ser útil tanto para la generación de teorías como para confirmar hechos. Por tanto los métodos cuantitativos no son solamente para responder a determinadas preguntas por medio de un amplio desarrollo de fórmulas y números, como los métodos cualitativos no son solamente para hacerse preguntas en torno a un tema u objeto de estudio y formular hipótesis al respecto.

• Una limitación de los métodos cualitativos es su dificultad para generalizar y entregar datos mensurables. La investigación cuantitativa con la prueba de hipótesis no sólo permite eliminar el papel del azar para descartar o rechazar una hipótesis, sino que permite cuantificar la relevancia de un fenómeno.

• Cuando se refiere a la medición de emociones, sentimientos, ente otros, se puede apreciar que varias técnicas psicosométricas y sociométricas, que pertenecen a la investigación cualitativa, se ocupan de medir por métodos cuantitativos emociones, sentimientos y actitudes.

MARCO CONCEPTUAL

LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES

Eficacia y eficiencia constituyen elementos básicos para cumplir con los objetivos propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificación es condición fundamental para un liderazgo exitoso, mucho se ha escrito sobre el tema y muy diversos los enfoques que se le han dado.

Este trabajo intenta contribuir a una utilización apropiada de estos elementos, adecuándolos a cada situación en la permanente búsqueda de una mejora continua del desempeño de las organizaciones.

LA EFICIENCIA

Es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los recursos (personas, maquinas, materias primas) se utilicen del modo más racional posible, La cual es la virtud y facultad para lograr un efecto determinado en medida normativa de la utilización de recursos en ese proceso.

CARACTERÍSTICAS

La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo empleo de los recursos disponibles.

• La eficiencia no se preocupa por los fines sino por los medios.

La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la elaboración de un producto. La eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los recursos utilizados se relacionan con la utilización para así obtener un bien u objetivo.

• Empresas que persiguen Objetivos Sociales.

La organización cuyos productos o resultados son intangibles tienen cierta dificultad para medir la eficacia desde el punto de vista social. Esto provoca que para la Sociedad le sea difícil establecer y reflejar la aceptabilidad del producto. Entonces las señales que indican si los objetivos son inaceptables se toman menos efectivos y quizás tarden más en aparecer.

RACIONALIDAD DE LAS ORGANIZACIONES

La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se desean alcanzar, esto significa EFICIENCIA, lo que lleva a concluir que una organización va a ser racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales.

Sin embargo, que una organización sea racional no implica necesariamente que sus miembros actúen de forma racional en las que se refiere a sus aspiraciones y objetivos personales.

La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la EFICIENCIA.

El concepto de la RACIONALIDAD es fundamental para entender el comportamiento de las organizaciones, puesto que aquella es la exigencia Primordial en las Actividades Administrativas de una Organización, lo cual la lleva a producir gran variedad de comportamientos para lograr los Objetivos.

La eficiencia se puede expresar mediante la siguiente Ecuación:

Donde:

P = Producto (salidas o resultados)

R = Recursos Utilizados (entradas o insumos)

La eficiencia es resultado de la racionalidad, puesto que una vez establecidos los objetivos le competen a esta descubrir los medios adecuados para conseguirlos.

La racionalidad se fundamenta en una presuposición de causa y efecto: determinadas acciones que conducen a determinados resultados.

LA EFICACIA

En cuanto a la eficacia de una organización solo se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad social mediante el suministro de productos (bienes o servicios), en una medida normativa del logro de resultados tanto en virtud, fuerza y poder para obrar.

El tema de la eficacia organizacional es tratado por distintos enlaces y de diferente forma como por ejemplo:

• Equipo relacionado entre capital y facturación, capital y ganancia, etc.

Pero existen otros autores de la administración y de la organización que sugirieron medidas de eficacia administrativas en función de los activos humanos. Algunos factores que conducen a obtener la eficacia administrativa son variables intervinientes, en las que se pueden encontrar:

• Las cualidades de la organización humana.
• El nivel de confianza e interés.
• La motivación.
• La lealtad.
• El desempeño.
• Capacidad de la organización para comunicarse con claridad.
• Interactuar efectivamente.
• Tomar decisiones adecuadas.

Para que la empresa alcance la eficacia debe cumplir esas tres condiciones básicas:

• Alcance de los objetivos empresariales.
• Mantenimiento del sistema interno.Adaptación al ambiente externo.

Relación entre eficiencia y eficacia:

•  Objetivos
•  Estrategias
• Planes tácticos
• Operacionales eficacia
• Políticas
• Eficiencia
• Reglas y procedimientos
• Acción
• Resultados

Algunas diferencias entre EFICACIA y EFICIENCIA

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CICLO DE VIDA DE SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES

Un sistema de información es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la información de toda una empresa u organización.

Desde los años setenta, los sistemas de bases de datos han ido reemplazando a los sistemas de ficheros en los sistemas de información de las empresas. Al mismo tiempo, se ha ido reconociendo la gran importancia que tienen los datos que éstas manejan, convirtiéndose en uno de sus recursos más importantes. Esto ha hecho que muchas empresas tengan departamentos que se encarguen de gestionar toda su información, que estará almacenada en una base de datos. Aparecen los papeles de administrador de datos y administrador de la base de datos, que son las personas encargadas de supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con los datos de la empresa y con el ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos, respectivamente.

1. Etapa previa o de diagnóstico: Es la etapa de planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.

•  Causas que justifiquen la automatización de los sistemas:

Información de baja calidad

Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos

Mejorar el servicio a clientes, etc.

• Diagnóstico de la situación actual:

Determinar el objetivo

Determinar el alcance

Definir la interrelación del sistema.

2. Análisis de Sistemas: Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:

• Entrevistas: Es una conversación entre el entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información necesaria para el desarrollo del proyecto.
• Cuestionarios: Es la técnica que permite recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.
• Revisión de documentos: Esta técnica permite recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas, de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos, catálogos, etc.
• Observación: Es la técnica aplicada para recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el fin de observar cómo se realizan los procesos.

3. Diseño de sistemas: Es la fase enfocada a diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los requerimientos de los usuarios:

• Precisión, flexibilidad.
• Proporcionar al usuario lo que requiere.
• Traducir las demandas de usuarios a modelo.

El proceso del diseño tiene 6 puntos principales:

•  Diagrama del flujo de sistema
• Diseño de salidas del sistema
• Diseño de entradas del sistema
• Diseño de los archivos del sistema
• Diseño de los procedimientos del proceso
• Diseño de los controles del sistema.

4. Programación de sistemas: Es la acción de dar las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.

• Diagrama de bloque del programa: Es la representación gráfica de los pasos del procedimiento a seguir para lograr un procedimiento determinado.
• Codificación: Es la conversión de los procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un lenguaje fuente que el ser humano entiende.
• Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico escritas en un lenguaje entendible al ser humano.
• Compilación: Es la traducción efectuada por la misma computadora para convertir un lenguaje fuente a lenguaje objeto que está escrito en sistema binario que es el lenguaje que la computadora entiende.
• Procedimientos de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.
• Lenguajes más usuales: Cobol, Fortran, Basic, Visual Basic, pascal, otros.

5. Implantación del sistema: Es la etapa en la que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:

• Formularios: Diseños estándar, diseños especiales, materiales de impresoras, disquetes, etc.
• Conversión de archivos: Consiste en convertir los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.
• Estrategias de conversión de sistemas: Consiste en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo sistema, es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando arrancará el nuevo.
• Prueba en paralelo: Consiste en procesar el sistema anterior y el nuevo durante un tiempo determinado, con el fin de detectar posibles errores y corregirlos, además de capacitar al nuevo personal que operará el sistema.
• Aceptación del sistema: Aceptación por parte del usuario del nuevo sistema, a partir de este momento la responsabilidad en cuanto a la operación del sistema será del usuario.
• Formalización de convenios: Consiste en la formulación de convenios entre el usuario y sistemas acerca de los aspectos que sea necesario especificar claramente.
• Puesta en marcha del sistema: manuales del sistema, de usuario y de operación.

6. Controles del sistema: Es la etapa en la que se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese datos incompletos, robo, fraudes, etc.

Ejemplos de controles: Chequeo de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno, dígito verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de privilegio (Pas Word), etc.

7. Operación del sistema: Es la etapa de producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los requerimientos tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se debe vigilar la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a tiempo, ni antes ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y confiabilidad o sea acceso a solo personas autorizadas.

8. Mantenimiento del sistema: Es la última etapa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad establecidos.

Esta etapa tiene 2 vertientes:

• Tendiente a eliminar las deficiencias del desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.
•  Modificaciones al sistema por nuevas disposiciones.

EJ: IVA, mejoramiento de procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por mantenimiento y reemplazo de sistemas.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

La Tecnología de Información (TI) nació como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones. Entre las aplicaciones de TI están los Sistemas de Información automatizados que sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.

Sistemas transaccionales se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificación de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicación en cada una puede variar debido a la magnitud de actividades de la misma, no así por su tamaño. Entre las aplicaciones más comunes están: Planillas de Pago, Facturación, Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros, Pagos, Registros Financieros y Académicos, Préstamo de libros en bibliotecas, etc.

Tanto así las organizaciones son sistemas vivientes que actúan y reaccionan ante problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no tienen actitud de cambio y reacción, es decir aquellas que están: ciegas a sus problemas de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran las verdaderas necesidades de la gente, pierden rápidamente competitividad donde lo “único permanente es el cambio” en nuestra época.

Los problemas que mencionamos son los siguientes:  

Problema negativo: La situación actual no satisface el objetivo.

Problema potencial: La situación proyectada no satisface el objetivo.

Problema de implementación: ¿Cómo se va a concretar el objetivo?

Aprovechamiento de oportunidades: Generación de un nuevo objetivo.

Los avances tecnológicos en general y la tecnología de la información en particular son un actor en estas acciones de cambio.

Los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Enfrentar estos problemas trae aparejado previamente conocer acabada mente la situación por medio de información para resolver los problemas. Los sistemas de información habilitan a la organización a resolver los problemas y/o son parte de la solución de los mismos. Si bien los sistemas de información inicialmente se consolidaron en la empresa para solucionar los problemas administrativos y contables, el desarrollo de la tecnología se ha insertado a todo nivel en la organización y constituye un servicio horizontal integrado a la empresa.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

La clasificación se basa en su grado de interacción con otros sistemas, esta depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla.

 SEGÚN SU MEDIO AMBIENTE

• ABIERTO: Sistema que intercambia materia, energía o información con el ambiente ejemplo: televisor.

• CERRADO: Sistema que no intercambia materia, energía o información con el ambiente ejemplos: llanta de carro.

SEGÚN SU NATURALEZA

• CONCRETOS: Sistema físico o tangible son aquellos que se pueden ver por ejemplo: equipo de sonido.

• ABSTRACTOS: Sistema simbólico o conceptual por ejemplo el idioma español.

SEGÚN SU ORIGEN

• NATURALES: Es un sistema generado por la naturaleza por ejemplo los bosques.

• ARTIFICIALES: Es un sistema producto de la actividad humana; son concebidos y construidos por el hombre por ejemplo el avión.

SEGÚN SU RELACIÓN

• COMPLEJOS: Es un sistema con numerosos elementos y relaciones entre ellos por ejemplo cerebro.

• SIMPLES: Es un sistema con pocos elementos y relaciones por ejemplo el juego de billar.

 SEGÚN SU CAMBIO DE TIEMPO

• ESTÁTICOS: Es un sistema que no cambia en el tiempo por ejemplo las montañas.

• DINÁMICOS: Son sistemas que cambian en el tiempo por ejemplo la tierra.

SEGÚN SU TIPO VARIABLE

• DISCRETOS: Es un sistema definido por variables discretas por ejemplo el alfabeto.

• CONTINUOS: es un sistema definido por variables continuas por ejemplo el río.