TOMA DE DECISIONES

Es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona una alternativa de entre varias, siendo la seleccionada la optimizadora (la mejor para nuestro propósito).

Tomar la decisión correcta en un negocio o empresa es parte fundamental del administrador ya que sus decisiones influirán en el funcionamiento de la organización, generando repercusiones positivas o negativas según su elección.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

• IDENTIFICAR Y ANALIZAR EL PROBLEMA: Un problema es la diferencia entre los resultados reales y los planeados, lo cual origina una disminución de rendimientos y productividad, impidiendo que se logren los objetivos.

• INVESTIGACIÓN U OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN: Es la recopilación de toda la información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de equivocarnos es mucho mayor.

• DETERMINACIÓN DE PARÁMETROS: Se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos , variables, objetos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y cuantitativas en relación con las cuales es posible aplicar un método y determinar diversas alternativas.

• CONSTRUCCIÓN DE UNA ALTERNATIVA: La solución de problemas puede lograrse mediante varias alternativas de solución; algunos autores consideran que este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre.

• APLICACIÓN DE LA ALTERNATIVA: De acuerdo con la importancia y el tipo de la decisión, la información y los recursos disponibles se eligen y aplican las técnicas, las herramientas o los métodos, ya sea cualitativo o cuantitativo, más adecuados para plantear alternativas de decisión.

• ESPECIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS: Se desarrolla varias opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya sea cualitativos o cuantitativos. Una vez que se han identificado varias alternativas, se elige la óptima con base en criterios de elección de acuerdo con el costo beneficio que resulte de cada opción. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados en relación con los resultados esperados y los efectos.

• IMPLANTACIÓN: Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán planificarse todas las actividades para implantarla y efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos los elementos estudiados.

TIPOS DE DECISIONES

• INDIVIDUALES: Se dan cuando el problema es bastante fácil de resolver y se realiza con absoluta independencia, se da a nivel personal y se soluciona con la experiencia.

• GERENCIALES: Son las que se dan en niveles altos (niveles ejecutivos), para ello se ha de buscar orientación, asesorías, etc.

• PROGRAMABLES: Son tomadas de acuerdo con algún hábito, regla, procedimiento es parte de un plan establecido, comúnmente basado en datos estadísticos de carácter repetitivo.

• EN CONDICIONES DE RIESGO: Aquí se conocen las restricciones y existe información incompleta pero objetiva y confiable, se da cuando dos o más factores que afectan el logro de los objetivos especificados son relevantes comúnmente para la toma de decisión se aplican técnicas cuantitativas.

• RUTINARIAS: Se toman a diario, son de carácter repetitivo, se dan en el nivel operativo y para elegirlas es común usar técnicas cualitativas.

• DE EMERGENCIA: Se da ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

• OPERATIVAS: Se generan en niveles operativos, se encuentran establecidas en las políticas y los manuales, son procesos específicos de la organización y se aplican mediante técnicas cualitativas y cuantitativas.

POR QUE ES IMPORTANTE SABER EL TIPO DE DECISION QUE DEBO TOMAR

Por qué se puede distinguir de muchas situaciones que se presenten en la empresa, por lo cual nosotros ya sabremos qué criterio debemos seguir para tomar la mejor decisión, aplicando las técnicas más adecuadas.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Un sistema de información es un grupo de elementos utilizados para la administración de datos, los cuales se encuentran coordinados entre sí para su uso interior. Estos elementos, además, fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin. 

Siguiendo esta línea, y de acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. 

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES

Este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas.

SISTEMAS DE INFORMACION EJECUTIVA

Esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.

DECRETO 2649 DE 1993

Se entiende por normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en forma completa y fidedigna.

Este decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad, es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

También habla sobre los estados financieros como el balance general, el estado de resultados, cambios en el patrimonio, cambios en la situación financiera y el estado de flujo de efectivo, sobre los libros de comercio, como se llevan, como se manejan, características, clasificación, conservación y legalización, etc.

LEY 1314 DEL 2009

Esta ley establece normas de contabilidad e información financiera que conforman un sistema único y homogéneo de alta calidad, lo cual facilita el control de la información contable relacionada con la inversión extranjera.

Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptadas en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

Consiste también en la convergencia con estándares de contabilidad y aseguramiento de la información de alta calidad reconocida internacionalmente, lo cual les permitirá a los empresarios y contadores públicos inscribirse desde el reconocimiento del entorno nacional en el proceso de la globalización económica.

También se aplica para todas las personas naturales y jurídicas que de acuerdo con la normatividad vigente estén obligadas a llevar contabilidad, así como los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación, promulgación y aseguramiento de estados financieros e información financiera.

Facilita el acercamiento de las normas colombianas al sistema internacional, resuelve la diversidad y desarticulación de regulaciones, así como los conflictos con la contabilidad tributaria.

Se habla sobre los recursos y hechos económicos que deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente con su forma legal, es decir que los informes de la contabilidad sean elaborados de forma transparente y de divulgación al público.

Finalmente consta con estados financieros que brinden información comprensible, transparente, comparable, confiable y útil para facilitar la toma de decisiones económicas del estado, los propietarios, funcionarios y empleados de la empresa.

PROCESO CONTABLE

La contabilidad es la disciplina que está dedicada a recopilar, interpretar y exhibir información vinculada al patrimonio y a los recursos económicos de una entidad para cumplir con su finalidad, los expertos (llamados contadores) deben desarrollar una secuencia de pasos que se relacionan entre sí por lo que se conoce como proceso contable.

Un proceso contable o ciclo contable se inicia con la apertura de un libro o registro en el cual debe detallarse el estado patrimonial de la organización, sus bienes y sus obligaciones. El inicio del proceso contable puede concretarse en el momento en que una empresa empieza su actividad o al momento de un ejercicio contable.

Para que este proceso contable se realice es necesario seguir una serie de pasos íntimamente relacionados unos con otros y los cuales deben seguir una secuencia lógica.

INICIO

Es al comenzar el ejercicio de una empresa se deben registrar en el libro de inventarios todos los bienes obligaciones y el estado patrimonial  para la fecha, es para saber cómo se encuentra la empresa toda operación que se realice debe ser registrada en la contabilidad y debe de estar amparada por algún tipo de documento que garantice en primer lugar la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a procesar.

Etapas

• Registrar la Operación en el Libro Diario

El cual tiene carácter cronológico es decir se van registrando las operaciones en completo orden de fecha en que van ocurriendo valiéndose de la teoría del cargo y del abono.

• Libro Mayor

Es donde se agrupan y se clasifican todas las cuentas por separado y determina su saldo.

• Balance de comprobación

Es lo cual consiste en una verificación matemática de los registro que sean realizado en el periodo donde es lógico suponer de la suma de los saldo de las cuenta deudora es igual a la suma de cuenta acreedora.

• Ajustes y correcciones

Deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.

• Hoja de trabajo

No es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros.

• Preparación de los estados financieros

En Base la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo está correcto se procede a preparar los dos estados financieros más importantes de la contabilidad, el Estado de Ganancias y Pérdidas y el balance general.

• Asientos de cierre

Las cuentas nominales son transitorias, es decir, duran el mismo tiempo que el ejercicio de la empresa, en consecuencia terminado el periodo contable, debe procederse a cancelar todas las cuentas nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital a este proceso se le conoce como asientos de cierre. Sirve para separar un ejercicio económico de otro. Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

DECRETO 4946 DE 30 DE DICIEMBRE 2011

Las entidades o entes económicos que de acuerdo con la normatividad vigente, sean  emisores de valores o entidades de interés publico aplicaran de manera voluntaria e integral las Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF, según los términos y condiciones establecidos en el presente decreto.

Las cuales deberán cumplir unos requisitos:

• Comunicación de la decisión de acogerse durante la etapa de prueba a la aplicación voluntaria NIIF, suscrita por el empresario, representante legal o ente económico.
• Comunicación escrita a la entidad o ente económico solicitante.
• Aplicación integral de las NIIF.

Durante la etapa de prueba de que trata este decreto, los estados financieros de propósito general deberán prepararse y presentarse bajo normas colombianas, mientras que únicamente los estados financieros de propósito especial deberán prepararse y presentarse bajo NIIF.

Esta etapa de prueba esta comprendida entre el 1 de enero y 31 de dic de 2012, las entidades que participen voluntariamente deberán preparar su balance de apertura a 1 de enero de 2012.

Podrán acogerse voluntariamente los entes económicos de tamaño grande y mediano para poder conocer los beneficios, cargas e impacto que conlleva esta decisión, con el concurso de las autoridades sin que durante este periodo y para los fines exclusivos de este ejercicio sea objeto de sanción.

TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACION

Las tecnologías de la información han experimentado crecimientos espectaculares desde los años 50, a un ritmo en el que la potencia de la informática crece expotencialmente todos los años. A este crecimiento natural de la informática le ha acompañado el de la información, cuyos volúmenes está haciendo que sea indescifrable por sí sola. Esto ha obligado a los especialistas de esta rama a recurrir a sistemas de análisis para sacar su máximo valor.

Las empresas y entidades de información se dedicaban hasta hace poco más bien al almacenamiento de información para que los usuarios las utilizaran cuando y como pudieran. Ahora, con una visión más “agresiva”, los especialistas de información brindan no sólo datos o grandes volúmenes de información, sino que entregan informes, producto de análisis, con los cuáles les ayudan a convertir tantos datos en información sintetizada y confiable. Estos análisis de información ayudan a la toma de decisiones, que es una tarea que se hace cada vez más dinámica y requiere de un basamento informativo bien sustentado.

El objetivo del análisis de información es obtener ideas relevantes, de las distintas fuentes de información, lo cual permite expresar el contenido sin ambigüedades, con el propósito de almacenar y recuperar la información contenida.

Analizando el planteamiento anterior, se puede entender que el análisis de información sólo se produce para tener informes o resultados guardados. Pero hay que agregar que esta disciplina parte de analizar fuentes, en base a las necesidades de los usuarios, que deben estar en consonancia con los objetivos estratégicos de la institución a la que pertenezcan. 

Además, en un análisis de este tipo se deben validar las fuentes a utilizar, pues resulta muy importante que la información a presentar sea confiable y actualizada; para que los resultados obtenidos puedan ser utilizados adecuadamente en la toma de decisiones pero que además ofrezca a los usuarios alternativas de decisión. Un estudio con estas características genera además confianza en el analista.

El análisis de información forma parte del proceso de adquisición y apropiación de los conocimientos latentes acumulados en distintas fuentes de información. El análisis busca identificar la información “útil'', es decir, aquella que interesa al usuario, a partir de una gran cantidad de datos.

El análisis de información está relacionado con lo que se denomina actualmente knowledge discovery in databases (KDD) y data mining (DM). La hipótesis común es que los datos almacenados constituyen un yacimiento del cual hay que extraer y procesar la información para que ésta sea “útil'' (desde un punto de vista económico, científico o tecnológico). El valor de la información “bruta'' resulta de la capacidad que se tenga para procesarla y producir una información “elaborada'', es decir, de nivel más elevado y potencialmente útil para la toma de decisiones en un determinado campo de actividades, pero que estaba implícita, no manifiesta, en los datos.

LOS METODOS DE INVESTIGACION CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

LA INVESTIGACIÓN CUANTITATIVA

Se dedica a recoger, procesar y analizar datos cuantitativos o numéricos sobre variables previamente determinadas. Esto ya lo hace darle una connotación que va más allá de un mero listado de datos organizados como resultado; pues estos datos que se muestran en el informe final, están en total consonancia con las variables que se declararon desde el principio y los resultados obtenidos van a brindar una realidad específica a la que estos están sujetos.

Además de lo antes expuesto, vale decir que la investigación cuantitativa estudia la asociación o relación entre las variables que han sido cuantificadas, lo que ayuda aún más en la interpretación de los resultados.

Este tipo de investigación trata de determinar la fuerza de asociación o relación entre variables, así como la generalización y objetivación de los resultados a través de una muestra. De aquí se puede hacer inferencia a una población de la cual esa muestra procede. Más allá del estudio de la asociación o la relación pretende, también, hacer inferencia que explique por qué las cosas suceden o no de una forma determinada. Todo esto va mucho más allá de un mero listado de datos organizados, como se puede leer en la afirmación antes expuesta.

Esta otra idea que se expone a continuación ofrece una visión más abarcadora y completa de la investigación cuantitativa. Por métodos cuantitativos de investigación se entienden los diseños experimentales y cuasi experimentales, la investigación por encuesta, los cuestionarios estandarizados, los registros estructurados de observación, las técnicas estadísticas de análisis de datos, entre otros.

LA INVESTIGACIÓN CUALITATIVA

La que exige el reconocimiento de múltiples realidades y trata de capturar la perspectiva del investigado.

Desde este punto de vista, se aprecia que en las investigaciones cualitativas es un hecho sumamente importante el sujeto o las fuentes a investigar. Los resultados están muy en dependencia de las emociones o de los análisis exhaustivos del contenido de las fuentes de información.

La investigación cualitativa permite hacer variadas interpretaciones de la realidad y de los datos. Esto se logra debido a que en este tipo de investigación el analista o investigador va al “campo de acción” con la mente abierta, aunque esto no significa que no lleve consigo un basamento conceptual, como muchos piensan. El hecho de tener mente abierta hace posible re direccionar la investigación en ese momento y captar otros tipos de datos que en un principio no se habían pensado.

En otras palabras, la investigación cualitativa reconoce que la propia evolución del fenómeno investigado puede propiciar una redefinición y a su vez nuevos métodos para comprenderlo. En los métodos de investigación cualitativos los investigadores no sólo tratan de describir los hechos sino de comprenderlos mediante un análisis exhaustivo y diverso de los datos y siempre mostrando un carácter creativo y dinámico.

Lo antes expuesto se puede comprobar en la definición de investigación cualitativa dada por Rojo Pérez: "La investigación cualitativa es un tipo de investigación formativa que cuenta con técnicas especializadas para obtener respuesta a fondo acerca de lo que las personas piensan y sienten. Su finalidad es proporcionar una mayor comprensión acerca del significado de las acciones de los hombres, sus actividades, motivaciones, valores y significados subjetivos."

La investigación cualitativa estudia los contextos estructurales y situacionales, tratando de identificar la naturaleza profunda de las realidades, su sistema de relaciones, su estructura dinámica.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS METODOS DE INVESTIGACION CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

• También se afirma en varias fuentes que los métodos cualitativos son básicamente exploratorios e inductivos; contra los cuantitativos que son confirmatorios e hipotético-deductivos. Pero cada forma de dato o información, puede ser útil tanto para la generación de teorías como para confirmar hechos. Por tanto los métodos cuantitativos no son solamente para responder a determinadas preguntas por medio de un amplio desarrollo de fórmulas y números, como los métodos cualitativos no son solamente para hacerse preguntas en torno a un tema u objeto de estudio y formular hipótesis al respecto.

• Una limitación de los métodos cualitativos es su dificultad para generalizar y entregar datos mensurables. La investigación cuantitativa con la prueba de hipótesis no sólo permite eliminar el papel del azar para descartar o rechazar una hipótesis, sino que permite cuantificar la relevancia de un fenómeno.

• Cuando se refiere a la medición de emociones, sentimientos, ente otros, se puede apreciar que varias técnicas psicosométricas y sociométricas, que pertenecen a la investigación cualitativa, se ocupan de medir por métodos cuantitativos emociones, sentimientos y actitudes.