CICLO DE VIDA DE SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES

Un sistema de información es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la información de toda una empresa u organización.

Desde los años setenta, los sistemas de bases de datos han ido reemplazando a los sistemas de ficheros en los sistemas de información de las empresas. Al mismo tiempo, se ha ido reconociendo la gran importancia que tienen los datos que éstas manejan, convirtiéndose en uno de sus recursos más importantes. Esto ha hecho que muchas empresas tengan departamentos que se encarguen de gestionar toda su información, que estará almacenada en una base de datos. Aparecen los papeles de administrador de datos y administrador de la base de datos, que son las personas encargadas de supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con los datos de la empresa y con el ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos, respectivamente.

1. Etapa previa o de diagnóstico: Es la etapa de planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.

•  Causas que justifiquen la automatización de los sistemas:

Información de baja calidad

Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos

Mejorar el servicio a clientes, etc.

• Diagnóstico de la situación actual:

Determinar el objetivo

Determinar el alcance

Definir la interrelación del sistema.

2. Análisis de Sistemas: Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:

• Entrevistas: Es una conversación entre el entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información necesaria para el desarrollo del proyecto.
• Cuestionarios: Es la técnica que permite recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.
• Revisión de documentos: Esta técnica permite recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas, de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos, catálogos, etc.
• Observación: Es la técnica aplicada para recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el fin de observar cómo se realizan los procesos.

3. Diseño de sistemas: Es la fase enfocada a diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los requerimientos de los usuarios:

• Precisión, flexibilidad.
• Proporcionar al usuario lo que requiere.
• Traducir las demandas de usuarios a modelo.

El proceso del diseño tiene 6 puntos principales:

•  Diagrama del flujo de sistema
• Diseño de salidas del sistema
• Diseño de entradas del sistema
• Diseño de los archivos del sistema
• Diseño de los procedimientos del proceso
• Diseño de los controles del sistema.

4. Programación de sistemas: Es la acción de dar las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.

• Diagrama de bloque del programa: Es la representación gráfica de los pasos del procedimiento a seguir para lograr un procedimiento determinado.
• Codificación: Es la conversión de los procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un lenguaje fuente que el ser humano entiende.
• Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico escritas en un lenguaje entendible al ser humano.
• Compilación: Es la traducción efectuada por la misma computadora para convertir un lenguaje fuente a lenguaje objeto que está escrito en sistema binario que es el lenguaje que la computadora entiende.
• Procedimientos de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.
• Lenguajes más usuales: Cobol, Fortran, Basic, Visual Basic, pascal, otros.

5. Implantación del sistema: Es la etapa en la que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:

• Formularios: Diseños estándar, diseños especiales, materiales de impresoras, disquetes, etc.
• Conversión de archivos: Consiste en convertir los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.
• Estrategias de conversión de sistemas: Consiste en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo sistema, es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando arrancará el nuevo.
• Prueba en paralelo: Consiste en procesar el sistema anterior y el nuevo durante un tiempo determinado, con el fin de detectar posibles errores y corregirlos, además de capacitar al nuevo personal que operará el sistema.
• Aceptación del sistema: Aceptación por parte del usuario del nuevo sistema, a partir de este momento la responsabilidad en cuanto a la operación del sistema será del usuario.
• Formalización de convenios: Consiste en la formulación de convenios entre el usuario y sistemas acerca de los aspectos que sea necesario especificar claramente.
• Puesta en marcha del sistema: manuales del sistema, de usuario y de operación.

6. Controles del sistema: Es la etapa en la que se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese datos incompletos, robo, fraudes, etc.

Ejemplos de controles: Chequeo de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno, dígito verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de privilegio (Pas Word), etc.

7. Operación del sistema: Es la etapa de producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los requerimientos tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se debe vigilar la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a tiempo, ni antes ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y confiabilidad o sea acceso a solo personas autorizadas.

8. Mantenimiento del sistema: Es la última etapa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad establecidos.

Esta etapa tiene 2 vertientes:

• Tendiente a eliminar las deficiencias del desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.
•  Modificaciones al sistema por nuevas disposiciones.

EJ: IVA, mejoramiento de procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por mantenimiento y reemplazo de sistemas.